Caixas de Combinação no Excel - 1!

Primeiramente eu gostaria de agradecer aos Patrocinadores, Parceiros, Clientes, Ex-alunos, Amigos e Visitantes de uma forma geral que estão prestigiando este blog, lendo, aprendendo e utilizando as dicas de meus artigos no cotidiano, seja profissional ou aplicações de cunho pessoal.
É comum nestes usuários, mesmo não tendo dúvidas em testar e aprovar as dicas mencionadas em meus artigos, na prática acabam por não saber onde utilizar algumas delas. Portanto, este artigo em particular vem atender algumas reivindicações de visitantes em geral, solicitando exemplos de alguma aplicação prática, como o desenvolvimento de um Formulário de Orçamento no Microsoft Excel, por exemplo!
Em tarefas de preenchimento de Formulário de Orçamento de Vendas, é natural que seja utilizado repetidamente os produtos à venda na loja, e para evitar a digitação dos produtos, preços, cálculo de sub-total e total, vamos automatizar todos esses processos, de forma que a única informação digitada será a quantidade de determinado produto.
O exemplo tratado neste artigo utiliza o Microsoft Excel 2007 como base explicativa. Caso você não utilize esta versão, pode verificar alguma divergência em encontrar os recursos utilizados, mas os conceitos e ferramentas utilizadas funcionam em qualquer versão do Excel.

Formulário de Orçamento de Vendas
de Equipamentos de Informática

Para criar um Formulário de Orçamento de Vendas, serão necessários conceitos mínimos no Microsoft Excel, além de reservar alguns minutos na leitura, aprendizado e teste dos procedimentos citados neste artigo. Vale lembrar que será usado um exemplo de Formulário de Orçamento de Vendas de Equipamentos de Informática, mas os conceitos aplicados valem para quaisquer produtos, mudando apenas o layout do formulário, design, cores, formatação e, lógico, a relação de produtos!

Vamos lá...

- Com o Excel aberto, crie na Planilha "Plan2" a Relação de Produtos,
conforme imagem abaixo;
Obs.: digite NA ÍNTEGRA o que você vê na imagem,
inclusive utilizando as mesmas formatações!
Nos Preços, não digite "R$", nem ponto, nem vírgula,
e sim formate os valores para moeda!


- Na Planilha "Plan1", construa o Formulário de Orçamento de Vendas.
Abaixo uma imagem que ilustrará nosso exemplo. Utilizei o espaço das linhas 1 a 4 para criar um cabeçalho para o Orçamento. Crie conforme sua conveniência, mas lembre-se que este é apenas um exemplo e, portanto, obedeça as células utilizadas, para não haver confusão nos procedimentos que serão explicados no decorrer deste artigo;


- Nas linhas 8 a 20, altere a altura para 18 (24px), que é a altura ideal para receber o recurso "Caixa de Combinação", que será explicado mais abaixo;


- O recurso "Caixa de Combinação" fica disponível na aba "Desenvolvedor" que, na configuração padrão do Excel, essa aba não é exibida. Para exibir a aba "Desenvolvedor", clique no emblema do Office no canto superior esquerdo da tela, e clique em “Opções do Excel”;

- Na janela que se abre, no item "Mais Usados", na seção "Opções principais para o trabalho com o Excel", marque a opção "Mostrar guia Desenvolvedor na Faixa de Opções", e clique em "OK";


- Na aba "Desenvolvedor", na seção "Controles", clique na pequena seta, logo abaixo do item "Inserir", e selecione o Controle "Caixa de Combinação";


- O ponteiro do seu mouse torna-se uma pequena cruz. Clique e mantenha pressionado, arraste e solte, desenhando o Controle "Caixa de Combinação" sobre a célula A8. Caso não consiga desenhá-la exatamente sobre a célula A8, utilize as "bolinhas" de redimensionamento para correção.
Para selecionar a Caixa de Combinação sem que ela seja executada, clique sobre ela com a tecla "CTRL" pressionada;

- A Caixa de Combinação foi criada, mas ainda não possui nenhuma função. Vamos formatá-la, clicando com o botão direito do mouse sobre ela, e clicando em "Formatar Controle";


- A Caixa de Combinação será utilizada para listar os produtos disponíveis à venda, conforme foram relacionados na Planilha "Plan2".
Para tal, na aba "Controle", em "Intervalo de Entrada", digite "Plan2!$B$2:$B$23" (sem as aspas!), em "Vínculo da Célula", digite "A8" e em "Linhas Suspensas", digite "22";

Explicação:

- Intervalo de Entrada: é o intervalo absoluto de células (por isso o uso do "$") da relação de produtos na Planilha "Plan2";
- Vínculo da Célula: o que for selecionado na Caixa de Combinação será inserido na célula A8, para que possamos utilizar tal informação para cálculo do orçamento, que será explicado mais abaixo;
- Linhas Suspensas: Na Planilha "Plan2" temos uma relação de 22 itens. Se você informar 23, a Caixa de Combinação ficará em branco, por isso a existência do item "Vazio" (Opcional!). Este número está totalmente relacionado com a quantidade de itens que você quer que sejam exibidos ao clicar na Caixa de Combinação, ficando sobre sua conveniência. Ao informar um valor menor do que a quantidade de itens da relação de produtos, estes serão normalmente exibidos, mas com a exibição de uma barra de rolagem. O valor padrão é "8";


Continuando:

- Agora teremos uma etapa simples, mas trabalhosa, que é a de copiar a Caixa de Combinação para cada uma das linhas de nosso Orçamento, até a linha 20. Para copiá-las, basta selecionar a Caixa de Combinação com a tecla "CTRL" pressionada, copie (CTRL + C), cole (CTRL + V) e posicione,
conforme imagem abaixo;


- A parte trabalhosa é agora, que teremos que formatar cada uma das Caixas de Combinação, para vinculá-la a sua célula correspondente. Para tal, clique com o botão direito do mouse sobre a Caixa de Combinação que está sobre a célula A9, e clique em "Formatar Controle". Na aba "Controle", no item "Vínculo da Célula", digite "A9", e clique em "OK". Repita este procedimento até a Caixa de Combinação que está sobre a célula A20, uma a uma;


- Repita... repita... repita... até a Caixa de Combinação da célula A20;


- Até aqui, criamos todas as Caixas de Combinação de nosso Orçamento.
Teste-as! A partir deste ponto é necessário criar a correlação do Produto selecionado com seu devido Preço. Utilizaremos para este caso uma fórmula que combinará as funções "SE" e "PROCV", que será explicada mais abaixo.
Mas temos um problema: a relação de produtos está na Planilha "Plan2" e a fórmula que fará a relação com os Preços dos Produtos estará na Planilha "Plan1". A função "PROCV" não faz relação entre planilhas, somente relação entre dados de uma mesma planilha ou entre intervalos com nomes definidos. Para resolver este problema, vamos "enganar" a função "PROCV", nomeando o intervalo da nossa relação de produtos. Para tal, na Planilha "Plan2", selecione o intervalo "A2:C23", na caixa de Nome das Células, digite "Produtos", e pressione "Enter", conforme imagem abaixo;


- Vamos agora criar a fórmula que fará a relação do Produto selecionado na Caixa de Combinação com seu Preço. Para isso, na célula B8, digite
=SE(A8=0;0;PROCV(A8;Produtos;3;FALSO)) e pressione "Enter";


Explicação:

- A função "SE" faz um teste na célula A8, verificando seu conteúdo.
SE o conteúdo da célula A8 for igual a zero (em branco!), o preço será zero,
quer dizer, também em branco;

- SE a célula A8 tiver qualquer conteúdo, a função "PROCV" entra em ação, procurando tal conteúdo na primeira coluna da relação de produtos.
Ao encontrá-lo, finaliza a fórmula e exibe o conteúdo relacionado da terceira coluna da relação de produtos;

- "FALSO" significa que a função "PROCV" deve procurar e relacionar valores exatos. Quando "FALSO" é suprimido ou substituído por "VERDADEIRO", a função "PROCV" fará uma procura e relação aproximada. Em nosso caso, a referência deve ser exata (Produto - Preço), por isso "FALSO"!


Continuando:

- Com a célula B8 ainda selecionada, na aba "Início", na seção "Número", formate a célula para valor monetário;


- Copie a célula B8 até a célula B20. Neste caso, uma alternativa ao CTRL + C e CTRL + V é clicar na alça de seleção na extremidade direita inferior da célula B8, mantenha pressionado, arraste até a célula B20 e solte;


- Centralize o conteúdo das células da sequência C8:C20 e, na célula D8, digite "=C8*B8" (sem as aspas!), uma fórmula simples para cálculo entre Quantidade e Preço do Produto em referência;


- Copie a célula D8 até a célula D20, utilizando a alça de seleção, conforme já explicado, ou os famosos CTRL + C e CTRL + V, por sua conveniência;


- Utilize as linhas 22 e 23 para criar a Totalização do Orçamento.
Em nosso exemplo, foram mescladas as células da sequência A22:B23, para digitar "TOTAL ----->" e mescladas as células da sequência C22:D23 para digitar "=SOMA(D8:D20)", uma soma simples utilizando a função "SOMA", conforme imagem abaixo;


- Finalmente nosso orçamento está pronto, bastando apenas retoques finais de formatação, layout e design, cores, etc., conforme sua conveniência. Faça seus retoques e teste as Caixas de Combinação, informando a quantidade de itens para cada uma das Caixas de Combinação que você utilizar.

Em nosso exemplo, veja o resultado!


Caso você queira utilizar este exemplo em práticas administrativas, é válido lembrar que um Orçamento deve conter em seu cabeçalho as informações da empresa, como Logomarca, Nome Fantasia, Razão Social, Endereço, Dados de Contato, CNPJ, etc., semelhante a um talão de pedidos. No rodapé de um Orçamento, além da Totalização, é importante acrescentar campos como Desconto, Taxa de Entrega, Condições de Pagamento, etc., itens que podem variar conforme as necessidades da empresa e dos produtos que serão orçados.
Utilize sua criatividade e, tomando por base os conceitos e procedimentos citados neste artigo, desenvolva um Formulário de Orçamentos Personalizado para a empresa que você trabalha, surpreendendo seu chefe e/ou gestor.
Lembre-se que você não é insubstituível e, portanto, inovar e apresentar novas soluções à empresa mostrará pró-atividade e espírito empreendedor, alicerçando sua posição e aproximando-o de uma posição superior...
Pense nisso e Boa Sorte!

20.05.2009 01:00