Regras no Outlook 2007!

Eu imagino que sua caixa de entrada fique cheia de e-mails, de diversas pessoas, contatos pessoais e comerciais, além de quase infinitos SPAMs que cada vez mais insistem em te irritar. Em uma ação normal, você iria verificar cada um desses e-mails, respondem aos devidos, exclusão à outros, etc.
Neste artigo apresento duas alternativas que, se usadas em conjunto, facilitam a organização do seu trabalho com a manipulação de seus e-mails.
Primeiramente, você precisa saber que não há a necessidade de entupir sua caixa de entrada, pois da mesma forma que você faz com seus arquivos, organizando-os em pastas e subpastas, igualmente você pode organizar seus e-mails também em pastas e, se desejar e houver necessidade, também em subpastas. Para criar uma pasta, siga os passos descritos abaixo:

- Clique com o botão direito do mouse em "Pastas Particulares" (poderia ser qualquer outra!) e clique em "Nova Pasta";
- Na janela que se abre, informe o nome desejado à pasta, selecione a partir de qual pasta do Outlook ela será criada, e clique em "OK".

Nas imagens abaixo, criei uma pasta "Suporte".


Em segunda instância, dando continuidade às duas alternativas citadas, o Outlook fornece um recurso de organização de e-mails, chamado "Regras e Alertas". Uma regra é uma ação que o Microsoft Office Outlook executa automaticamente em uma mensagem recebida ou enviada, que satisfaz condições e especificações configuradas na regra.
Você pode escolher várias condições, ações e exceções usando facilmente o Assistente de Regras e Alertas.

As regras fazem parte de duas categorias gerais: Organização e Notificação!

- Organize-se: São as regras que o ajudam a arquivar e acompanhar as mensagens. Por exemplo, você pode criar uma regra para mensagens de um remetente específico, como João da Silva, com a palavra "vendas" na linha Assunto, para ser sinalizada como acompanhamento, categorizada como Vendas e movida para uma pasta chamada Vendas do João.

- Atualize-se: São as regras que o notificam de alguma maneira quando você recebe uma mensagem específica. Por exemplo, você pode criar uma regra para tocar um som específico quando receber uma mensagem de algum familiar.

Hipoteticamente criaremos uma regra que moverá todos os e-mails provenientes de suporte@dicasdoquaresma.com.br para a pasta "Suporte".

- No menu "Ferramentas", clique em "Regras e Alertas";


- Na janela que se abre, clique em "Nova Regra";
- Na seção "Organize-se", selecione "Mover as mensagens de alguém para uma pasta";


- Ainda nesta janela, na seção "Etapa 2", clique em "pessoas ou lista de distribuição", e na caixa de texto ao lado do botão "De->" digite "suporte@dicasdoquaresma.com.br" (sem as aspas!) e clique em "OK";


- Ainda na seção "Etapa 2", clique em "especificado(a)", na janela que se abre selecione a pasta "Suporte", clique em "OK", e ao retornar ao assistente, clique em "Avançar";


- Na etapa seguinte, em nosso exemplo, as condições já foram definidas, mas é importante que você "passe os olhos" por todas as opções, pra ter uma idéia da quantidade de possibilidades de condições que você pode criar...
Clique em "Avançar";


- Na etapa seguinte, em nosso exemplo, as ações já foram definidas, mas é importante que você "passe os olhos" por todas as opções, pra ter uma idéia da quantidade de possibilidades de ações que você pode criar...
Clique em "Avançar";


- Na etapa seguinte, em nosso exemplo, não há exceções a serem definidas, mas é importante que você "passe os olhos" por todas as opções, pra ter uma idéia da quantidade de possibilidades de exceções que você pode criar...
Clique em "Avançar";


- Na última etapa, defina um nome para essa regra, marque a opção "Executar esta regra agora nas mensagens em 'Pastas Particulares' ", certifique-se que a opção "Ativar esta regra" está marcada e, por fim, clique em "OK".

Pronto... a partir de agora todas as mensagens que você receber de suporte@dicasdoquaresma.com.br serão movidas automaticamente para a pasta "Suporte", tomando logicamente, nosso exemplo como base!


Apesar da descrição dos últimos passos serem repetitivos, perceba que, combinando condições, ações e exceções, você pode organizar seus e-mails de inúmeras maneiras e possibilidades.
Nos casos onde você pretende mover e-mails para uma determinada pasta, e no meio dos passos do assistente de regras você lembrou que ainda não criou a pasta desejada, não se preocupe, pois na etapa onde você informa para qual pasta os e-mails serão movidos, em nosso exemplo, a pasta Suporte, há um botão "Nova...", onde você pode criar uma pasta no meio do processo de criação da regra.