segunda-feira, 13 de abril de 2009

Validação de Dados no Excel!

Ao utilizarmos o Microsoft Excel na elaboração de planilhas, das mais simples às mais complexas, se somos nós mesmos os responsáveis pela entrada de dados, tudo bem. Mas quando elaboramos planilhas onde a entrada de dados será efetuada por outro usuário, independentemente do grau de conhecimento deste, é importante limitarmos a digitação das informações, para que a funcionalidade da planilha não seja afetada. Um exemplo típico e bastante comum é a criação de formulários para a coleta de dados, como planilhas de banco de horas, folha de pagamento, controles administrativos, etc.
Para resolver esta situação, o Excel possui o recurso Validação de Dados, algo que, apesar de aparentemente complicado, apresenta um resultado final bastante interessante e funcional, além de ser muito simples e fácil de configurar.
Como este recurso é muito amplo, permitindo-nos uma quantidade enorme de possibilidades de Validação de Dados, utilizei um exemplo onde limitaremos a entrada de dados apenas para as palavras "Windows, "Word", "Excel" e "PowerPoint", lembrando que poderiam ser números, resultados de fórmulas, ou qualquer outra informação que seja conveniente para limitar a entrada de dados em uma célula, ou em um conjunto delas. Qualquer entrada de dados diferente das palavras mencionadas forçaremos a exibição de uma mensagem de erro, informando ao usuário o correto a fazer!

Mãos à Obra:

- Abra o Microsoft Excel e selecione a célula C4
(esta célula será usada como exemplo!);
- Selecione a aba "Dados", clique no item "Validação de Dados",
e clique na opção "Validação de Dados";


- Na janela que se abre, na aba "Configurações",
no item "Permitir", selecione "Lista";
- No item "Fonte", digite "Windows; Word; Excel; PowerPoint", sem as aspas;
- Ainda na aba "Configurações", desabilite a opção "Ignorar em Branco" (isso não permitirá o conteúdo "em branco" na célula!) e certifique-se que a opção "Menu Suspenso na Célula" esteja marcada;


- Na aba "Alerta de Erro", certifique que a opção "Mostrar alerta de erro após a inserção de dados inválidos" esteja marcada, em "Título" digite "Erro!" , em "Mensagem de erro:" digite "Selecione uma das opções válidas!" e, por fim, clique em "OK".


Esses passos garantem a fidelidade da entrada de dados, impedindo qualquer informação diferente das informadas nos critérios de validação. Ao tentar digitar a palavra "Internet", por exemplo, veja o resultado.

O recurso Validação de Dados é oferecido em todas as versões do Microsoft Excel, mudando apenas, sutilmente, o caminho para chegar até ele!
É importante salientar que foi apenas um exemplo, mas que a partir de agora você poderá elaborar planilhas com 70 a 80% (às vezes até mais!) das entradas de dados utilizando Validação de Dados, assegurando assim, a integridade e funcionalidade de suas planilhas! Este é um recurso, repito, muito amplo, permitindo inúmeras possibilidades de Validação de Dados.
Portanto, coloque sua criatividade em prática!

8 C O M E N T Á R I O (S):

Anônimo,  14 de novembro de 2009 15:31  

Tenho uma caso que é o seguinte...
Bom tenho a seguinte situaçao que aqui vou exemplificar como se fosse equipes de futebol.
Terei 3 parâmetros.
CLUBE/JOGADORES/SALÁRIO dos meses de JAN/FEV/MAR/ABRIL por exemplo.
1º Assim gostaria de criar uma primeira lista1 de validação onde poderei selecionar os Clubes.
2º Na segunda lista2 de validação gostaria que fosse mostrada apenas os jogadores do clube que selecionei na lista1
3º Assim quando eu selecionar o jogador na lista2, fosse mostrado em outras colunas os salários do meses de jan/fev/mar/abril desse jogador.
4º também seria importante uma opção onde teria a somatária de salários de todos os clubes e seus jogadores como se fosse um RESUMO GERAL.

Poderia me ajudar....

@_-¯Cristiano Quaresma¯-_@ 16 de novembro de 2009 13:13  

Olá Anônimo(a)...
Veja se os artigos
"Caixas de Combinação no Excel - 1"
e seu complemento em
"Caixas de Combinação no Excel - 2"
te ajudam de alguma forma.
Em sua necessidade cabem caixas
de combinação, em conjunto com
a função PROCV, mas de qualquer
forma estou a disposição!
Obrigado pela preferência!
NAMASTE!

Anônimo,  17 de novembro de 2009 21:45  

Bom tenho a seguinte situaçao que aqui vou exemplicar como se fosse equipes de futebol.
Terei 3 parãmetros.
CLUBE/JOGADORES/SALÁRIO dos meses de JAN/FEV/MAR/ABRIL por exemplo.
1º Assim gostaria de criar uma primeira lista1 de validação onde poderei seecionar os Clubes.
2º Na segunda lista2 de validação gostaria que fosse mostrada a lista dos jogadores referente ao clube que escolhi.
3º Os times podem ter jogadores com o mesmo nome
Assim os itens 1º e 2º eu fiz, porém o 3º não sei como fazer.. essa é a primeira dívida.

@_-¯Cristiano Quaresma¯-_@ 18 de novembro de 2009 14:23  

Olá Anônimo(a)...
Como o seu caso utiliza 4 variáveis,
(Clubes, Nomes, Salários, Meses!) considere
as explicações de Validação de Dados, que
constam neste artigo, ou as explicações
sobre "Caixas de Combinação", já citada
no comentário acima, para criar as listas...
Mas como uma variável depende de uma
outra, o ideal é você utilizar a função
BD e suas variantes, para determinar
matrizes de dados, pois a função PROCV
retorna apenas uma única informação,
enquanto que as funções BD retornam
blocos de informação... Entendeu??
Caso ainda haja dúvidas,
fico a disposição...
Agradeço novamente a preferência!
NAMASTE!

Anônimo,  20 de novembro de 2009 22:59  

Olá cristiano, consegui fazer o que eu queria, e acabei fazendo uso dos seguintes parâmetros. Primeiro editei a tabela, que estava por linha, e ficou em colunas assim pude renomear as celulas dos grupos dos jogadores com o nome dos times, depois usei ( Condição SE, PROC, Concatenaçao, as listas de validação para os times ( =CLUBES ) e a lista de jogadores ( =indireto() DAI FUNCIONOU beleza ainda coloquei uma Macro para facilitar a limpeza da lista e fazer nova procura com um botão simples de Limpa.
Obrigado pela dicas abraços e-mail: sictel_consultoria@yahoo.com.br

@_-¯Cristiano Quaresma¯-_@ 21 de novembro de 2009 00:03  

Olá Anônimo(a)...
Que bom que ajudei de alguma forma...
Caso queira, me envie o arquivo final com
seus comentários e observações e posso
publicar um artigo com seu exemplo...
Continuo a disposição e, para refletir,
visite também meu outro blog...
www.meucazzzulo.com.br
Novamente obrigado pela preferência!
NAMASTE!

Marco Aurelio,  6 de maio de 2010 15:07  

Cristiano Quaresma parabéns pelo site:

Buscando dicas de Excel pela internet, hoje conheci seu site e gostei muito, pois as dicas estão bem elaboradas, me foram bem válidas.

Você poderia em ajudar em outra dúvida?

Tenho as seguintes planilhas ‘Fonte’ (relação de medicamentos), ‘Consulta de Alunos’ (é uma relação de dados de todos os alunos) e ‘Folha 01’ (é um receituário médico onde existe um formulário de onde busco o medicamento para o aluno citado).

Situação com dificuldades: Quero montar uma pasta de trabalho contendo a planilha ‘Folha 01’ de um determinado aluno, se relacionado com o arquivo onde tem as planilhas ‘Fonte’ e ‘Consulta de Alunos’, isso já foi feito, mas quando retorno a este arquivo ele está em branco, apagando assim todas as informações do referido aluno.

Dúvidas: Como solucionar este problema. Digo ainda que preciso de um arquivo 'Folha 1' para cada aluno.

Obrigado pela ajuda.

Marco Aurélio

@_-¯Cristiano Quaresma¯-_@ 6 de maio de 2010 15:18  

Olá Marco Aurélio...
Sobre sua dificuldade, percebo que seu formulário,
que cruza os dados da planilha 'Fonte' com a planilha
'Consulta de Alunos', apesar da funcionalidade
do formulário, não está gerando uma terceira planilha
com os dados cruzados. Para te dar certeza desta conclusão,
preciso examinar as três planilhas e, assim,
te propor alguma solução prática e plausível.
Me envie as planilhas e vejo
o que posso fazer para ajudá-lo.
Por enquanto, obrigado pela preferência.
NAMASTE!

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