segunda-feira, 28 de dezembro de 2009

Sem Duplicidade no Excel!

Para quem utiliza o Microsoft Excel como ferramenta para manipulação de banco de dados em planilhas, devido à grande quantidade de informações, é comum a digitação de dados duplicados. Trataremos neste artigo de um recurso já explanado no artigo "Validação de Dados no Excel!", mas vamos utilizá-lo para evitar a entrada de informações duplicadas em uma planilha. Exemplo: em uma determinada planilha não pode haver itens repetidos na Coluna "Produto" (Coluna B!). A solução é impedir que o usuário digite o nome de um mesmo produto mais de uma vez. Para tal, vamos utilizar o recurso Validação de Dados, mas desta vez utilizaremos uma fórmula para validar e impedir duplicatas em nossa planilha. Tomaremos por base explicativa o Microsoft Excel 2007!

Mãos à Obra:

- Abra o Microsoft Excel e selecione a célula B2
(esta célula será usada inicialmente como exemplo!);
- Selecione a aba "Dados", clique no item "Validação de Dados",
e clique na opção "Validação de Dados";


- Na janela que se abre, na aba "Configurações",
no item "Permitir", selecione "Personalizado";
- No item "Fórmula", digite "=NÃO(OU(CONT.SE($B$2:$B$20;B2)>1))"
(sem as aspas!);

Obs.:
Na fórmula, as referências são feitas à Coluna B, de B2 a B20, admitindo, conforme o exemplo, que essa é a coluna de produtos. A célula B1 foi deixada a parte, considerando-se que nela esteja o título "Produto"!

- Ainda na aba "Configurações", desabilite a opção "Ignorar em Branco"
(isso não permitirá o conteúdo "em branco" na célula!);


- Na aba "Alerta de Erro", certifique que a opção "Mostrar alerta de erro após a inserção de dados inválidos" esteja marcada, em "Título" digite "Registro Duplicado!" , em "Mensagem de erro:" digite "O valor digitado já existe!!" e, por fim, clique em "OK";


- De volta à planilha, copie a célula B2 para toda a coluna, até B20. Isso significa que a regra anti-duplicação será aplicada em todas as entradas de dados na sequência B2:B20. Teste a digitação de dados neste intervalo, e faça um teste de repetição, verificando a mensagem de erro!


Esses passos garantem a fidelidade da entrada de informações de um banco de dados, ou até mesmo de uma planilha pequena, impedindo qualquer informação diferente das informadas nos critérios de validação. Ao tentar digitar a palavra "prod1", conforme exemplo na imagem acima, o Excel impede a continuação, informando a mensagem previamente configurada.

O recurso Validação de Dados é oferecido em todas as versões do Microsoft Excel, mudando apenas, sutilmente, o caminho para chegar até ele!
É importante salientar que foi apenas um exemplo, mas que a partir de agora você poderá elaborar planilhas com 70 a 80% (às vezes até mais!) das entradas de dados utilizando Validação de Dados, assegurando assim, a integridade e funcionalidade de suas planilhas! Este é um recurso, repito, muito amplo, permitindo inúmeras possibilidades de Validação de Dados.
Portanto, coloque sua criatividade em prática!

6 C O M E N T Á R I O (S):

Anônimo,  10 de abril de 2012 16:26  

Quaresma, meu amigo. Adorei a dica e funcionou direitinho para digitação. Entretanto, se o indivíduo decidir copiar e colar o excel não está criticando. Tem alguma saída para isso?

@_-¯Cristiano Quaresma¯-_@ 10 de abril de 2012 21:37  

Olá Anônimo...
Efetuei um teste e funcionou!
Após 'colar', dê 'Enter'...
Só CTRL + V, o Excel entende
como um comando, e a 'Validação'
deixa passar, mas se der 'Enter'
após CTRL + V, a célula assumirá
o conteúdo, e não o comando...
Veja se funciona, aguardo!

Anônimo,  11 de abril de 2012 12:25  

Olá Quaresma,
Devo estar fazendo algo errado. Faço o CTRL+V, dou enter e o Excel aceita o valor duplicado apesar da célula estar com a validação. Quando digito dá certo, ele mostra a msg de erro, mas com o CTRL+V a planilha aceita a duplicidade... Vou continuar tentando aqui.
Aproveitando a oportunidade, tenho uma planilha onde exitem duplicidades e preciso identificar todas as duplicidades existentes colocando um texto escrito "duplicado" por exemplo. Pode me ajudar me fornecendo o comando que posso utilizar para esta finalidade?
Obrigada,
Isaura

@_-¯Cristiano Quaresma¯-_@ 11 de abril de 2012 23:59  

Revise a planilha e as validações,
pois novamente testei e funcionou,
mas por CTRL + V tratar-se de um
comando universal da plataforma
Windows, o Excel possui ajustes
específicos, e algo aí pode estar
alterado, ou até mesmo estarmos
diante de versões diferentes do
Excel e, portanto, uma possível
incompatibilidade... enfim...
Sobre sua segunda necessidade,
creio que o recurso 'Agrupar',
ou os 'Filtros', até mesmo uma
função 'Cont', para contar
duplicatas, ou simplesmente
o recurso 'Duplicatas', mas
preciso de mais detalhes...
No topo deste meu Blog você
encontrará meios para contatar-me
por e-mail... Mande-me suas planilhas
e vejo no que posso ajudar...
Obrigado pela preferência!

Anônimo,  9 de outubro de 2012 11:34  

Bom dia!
gostei muito do seu post bem direto e explicativo. Preciso de uma ajuda, se eu quiser a validação para duplicidade só quando repetida a informação para o mesmo valor na celular anterior?
Ex: coluna A contem a lista de nomes de clientes e coluna B o segmentos , eu coloco o nome do cliente em A2 e em B1,B2,B3 os produtos que vendemos para este cliente criei uma validação para que os nomes de produtos não se repitam, mas depois em A5 oloco o nome de outro cliente com os mesmos produtos do A2 como faço de maneira mais pratica para relacionar a validação de aniduplicidade somente para cada cliente sem ter que colocar uma validação a cada intervalo?

@_-¯Cristiano Quaresma¯-_@ 9 de outubro de 2012 21:19  

Olá Anônimo...
Para uma solução mais específica, seria necessário colher mais informações, mas tente utilizar como critério de validação uma função 'SE', que aninhada, pode ter até 7 subníveis de variáveis. Caso não se aplique, outra solução seria uma pequena rotina em VBA, fazendo a validação 'enxergar' a célula anterior (col -1, ou lin -1, ou os dois)... Mas para soluções em VBA, é necessário conhecimentos em programação.
Não sei se ajudei, rs,
mas obrigado pela preferência!

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