Atalhos no Excel!

O conceito concreto da palavra “atalho” nos remete à idéia de chegar mais rápido ao destino pretendido. No mundo da Tecnologia, “atalho” tem a mesma conotação, pois se refere ao uso de teclas que executam funções mais rapidamente. Assim, quem não gosta de perder tempo tendo que alternar a mão direita entre teclado e mouse, certamente as teclas de atalho são primordiais como uma ferramenta auxiliar no uso de programas em sua rotina. Atalhos do teclado sempre foram ótimos para aumentar a velocidade com que os usuários trabalham com os programas. No Microsoft Excel os atalhos representam um papel indispensável, pois quem utiliza diariamente o Excel geralmente não tem tempo a perder com trabalho braçal, sem contar que o Excel, dentre os programas do Pacote Office, é o que nos oferece mais funcionalidades administrativas. Como você deve saber, a tecla CTRL (Control) não faz nada por si só. Sua utilização é combinada com outras teclas, assim como o SHIFT, por exemplo. Para facilitar o cotidiano, compilei uma lista de atalhos mais úteis do Excel, utilizando a tecla CTRL e outras teclas, que deixarão atividades corriqueiras muito mais rápidas de serem executadas.

Teclas de Atalho

CTRL + !: Quando se está trabalhando com planilhas grandes ou mesmo só para facilitar sua vida, a melhor maneira de destacar certas informações é formatar a célula, de modo que a fonte, a cor do texto, as bordas e várias outras configurações de formatação tornem o conteúdo de células mais evidente. Mas ter que usar o mouse para encontrar as opções de formatação faz você perder muito tempo. Portanto, pressionando CTRL + !, você fará com que a janela de opções de formatação da célula seja exibida. Lembre-se que você pode selecionar várias células para aplicar a formatação de uma só vez!

CTRL + (: Muitas vezes você precisa visualizar dados que não estão próximos uns dos outros. Para isso o Excel fornece a opção de ocultar células e colunas. Pressionando CTRL + (, você fará com que as linhas correspondentes à seleção sejam ocultadas. Se houver somente uma célula ativa, só será ocultada a linha correspondente. Por exemplo: se você selecionar células que estão nas linhas 1, 2, 3 e 4 e pressionar as teclas mencionadas, essas quatro linhas serão ocultadas. Para reexibir aquilo que você ocultou, selecione uma célula da linha anterior e uma da próxima, depois utilize as teclas CTRL + SHIFT + (. Por exemplo: se você ocultou a linha 14 e precisa reexibi-la, selecione uma célula da linha 13, uma da linha 15 e pressione as teclas de atalho.

CTRL + ): Esse atalho funciona exatamente como o anterior, porém, ele não oculta linhas, mas sim COLUNAS. Para reexibir as colunas que você ocultou, utilize as teclas CTRL + SHIFT + ). Por exemplo: você ocultou a coluna C e quer reexibi-la. Selecione uma célula da coluna B e uma da célula D, depois pressione as teclas mencionadas.

CTRL + SHIFT + $: Quando estiver trabalhando com valores monetários, você pode aplicar o formato de moeda utilizando esse atalho. Ele coloca o símbolo R$ no número e duas casas decimais. Valores negativos são colocados entre parênteses.

CTRL + SHIFT + Asterisco (*): Esse comando é extremamente útil quando você precisa selecionar os dados que estão envolta da célula atualmente ativa. Caso existam células vazias no meio dos dados, elas também serão selecionadas.

CTRL + Sinal de Adição (+): Quando você precisar inserir células, linhas ou colunas no meio dos dados, ao invés de clicar com o mouse no número da linha ou na letra da coluna, basta pressionar esse comando. Obs.: Utilize o sinal de adição do teclado numérico ou a combinação CTRL + SHIFT + Sinal de Adição (+) que fica à esquerda da tecla Backspace, pois ela tem o mesmo efeito!

CTRL + Sinal de Subtração (-): Para excluir células, linhas ou colunas inteiras, pressione essas teclas. Esse comando funciona tanto no teclado normal quanto no teclado numérico.

CTRL + D: Por vezes há a necessidade que todas as células de determinada coluna tenham o mesmo valor ou conteúdo. Pressionando CTRL + D, você fará com que a célula ativa seja preenchida com o mesmo valor/conteúdo da célula que está acima dela. Por exemplo: você digitou o número 5432 (ou qualquer texto!) na célula A1 e quer que ele se repita até a linha 30. Selecione da célula A1 até a A30 e pressione o comando. Veja que todas as células serão preenchidas com o mesmo valor 5432.

CTRL + R: Funciona da mesma forma que o comando acima, mas para preenchimento de colunas. Exemplo: selecione da célula A1 até a E1 e pressione CTRL + R. Todas as células selecionadas terão o mesmo valor da A1.

CTRL + ALT + V: Você já deve ter cometido o erro de copiar uma célula e colar em outro local, acabando com a formatação que tinha definido anteriormente, pois as células de origem eram azuis e as de destino eram verdes. Ou seja, você agora tem células azuis onde tudo deveria ser verde. Para que isso não aconteça, você pode utilizar o comando “colar valores”, que fará com que somente os valores das células copiadas apareçam, sem qualquer formatação. Para não precisar usar o mouse, copie as células desejadas e na hora de colar utilize as teclas CTRL + ALT + V, colando apenas o conteúdo, mantendo a formatação da(s) célula(s).

CTRL + PAGE DOWN: Não há como ser rápido utilizando o mouse para alternar entre as planilhas de um mesmo arquivo. Utilize esse comando para mudar para a próxima planilha da sua pasta de trabalho.

CTRL + PAGE UP: Similar ao comando anterior. Porém, mudando para a planilha anterior. Obs.: É possível selecionar as planilhas que estão antes ou depois da atual, pressionando também o SHIFT nos dois comandos acima.

CTRL + Setas de Direção: Move o cursor para a última célula preenchida. Se houve alguma célula vazia no meio, o cursor será movido para a última célula preenchida que estiver antes da vazia.

END: Pressione essa tecla uma vez para ativar ou desativar o “Modo de Término”. Sua função é parecida com o comando anterior. Pressiona uma vez para ativar e depois pressione uma tecla de direção para mover o cursor para a última célula preenchida. Obs.: Se a tecla Scroll Lock estiver ativada, pressionar END fará com que o cursor seja movido para a célula que estiver visível no canto inferior direito da janela.

CTRL + Barra de Espaços: Utilize esse atalho se você quiser selecionar a coluna inteira onde está o cursor.

SHIFT + Barra de Espaços: Semelhante ao comando acima, porém, seleciona a linha inteira onde está o cursor.

Teclas de Função

Poucas pessoas conhecem todo o potencial das teclas que ficam na mesma linha da tecla Esc. Assim como o CTRL, as teclas de função podem ser utilizadas em combinação com outras, para produzir comandos diferentes do padrão atribuído a elas.

F2: Se você cometer algum erro enquanto está inserindo fórmulas em uma célula, pressione o para poder mover o cursor do teclado dentro da célula, usando as setas para a direita e esquerda. Caso você pressione uma das setas sem usar o F2, o cursor será movido para outra célula.

ALT + SHIFT + F1: Inserir novas planilhas dentro de um arquivo do Excel também exige vários cliques com o mouse, mas você pode usar o comando ALT + SHIFT + F1 para ganhar algum tempo. As teclas SHIFT + F11 produzem o mesmo efeito.

F8: Use essa tecla para ligar ou desligar o modo de seleção estendida. Esse pode ser usado da mesma forma que o SHIFT. Porém, ele só será desativado quando for pressionado novamente, diferente do SHIFT, que precisa ser mantido pressionado para que você possa selecionar várias células da planilha.

Caso conheça alguma combinação de teclas não mencionadas neste artigo e que possa trazer facilidade e rapidez operacional, fique à vontade para dar sua dica... As combinações interessantes sugeridas serão acrescentadas neste artigo!